Missions

Le Service Vie de la Communauté Universitaire (VéCU) est composé d’un pôle support et de trois pôles missions: (1) le pôle santé, aides et actions psychosociales pour étudiant.e.s, (2) le pôle connaissances, diffusion et services et (3) le pôle projets et accompagnements. Ses actions s’adressent pour une partie importante aux étudiant.e.s (repas, culture, sport, folklore, projets sociaux, logement, etc.) et, pour une autre partie, à l’ensemble des membres de la Communauté universitaire (développement d’actions permettant de faire une communauté des membres qui composent l’Université).

Dans le pôle support, votre mission sera d’assurer le secrétariat central de la direction.

Vos missions

Secrétariat de direction:

• gestion de l'agenda de direction de manière proactive;

• préparation du courrier sortant : par e-mail/ lettres/ notes, rédaction des ordres du jour des réunions, des documents annuels;

• organisation des réunions (réservation, convocation, rédaction des rapports, etc.);

• gestion des données sur la composition de GT/commissions/… et secrétariat de certains de ces GT (organisation des réunions, préparation et communication des OJ, vérification des notes et documents de supports nécessaires à la réunion, rédaction des rapports et archivages des documents relatifs aux réunions, etc.);

• préparation des documents pour les diverses réunions de la direction;

• finalisation de la forme de certains documents pour la direction (relecture, mise en page, etc.).

Secrétariat central du Service:

• gestion du courrier entrant et sortant;

• mise à jour du site internet du Service;

• passation de commandes (lunches, petit économat, copieur, autres fournitures du Centre social,...);

• accueil des visiteur.euse.s;

• gestion de l’occupation des locaux partagés du Service;

• organisation du classement et gestion des archives du Service;

• suivi administratif en lien avec la couverture assurance des étudiant.e.s et du Service (suivi des déclarations d’accident, lien avec le service interne en charge des contrats);

• support administratif pour les différentes cellules du Service, dont la cellule sociale;

• collaboration à l’organisation d’événements du Service (formations, teambuilding, drinks, etc.);

• veille quant au bon fonctionnement du Centre social et relai des problèmes constatés (aspects techniques, nettoyages, etc.);

• coordination et diffusion d’informations de service (congés, affichages, notes de service, relais d’invitations diverses, etc.).

Profil

• Vous êtes titulaire d’un graduat/bachelier d’assistant.e de direction OU d’un bachelier/graduat équivalent avec une expérience probante.

• Vous avez, tant à l'oral qu'à l'écrit, une bonne connaissance du français (orthographe irréprochable).

• Vous maîtrisez MS Office.

• Vous travaillez de manière méthodique et consciencieuse.

• Vous respectez la confidentialité des informations, décisions et données portées à votre connaissance.

• Vous êtes capable de travailler de manière autonome.

Atouts

• Connaissance de l’anglais.

• Expérience/aptitude quant à la mise à jour d’un site internet.

Horaire

Occupations de jour avec des prestations ponctuelles en début de soirée (entre 5 et 10 réunions par an).

Les compétences en gras feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement.

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et de sélection: Elodie Duchêne ().

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte: Monsieur Vincent Gengler, Directeur du Service Vie de la Communauté Universitaire ().

Remarques

Date d’entrée en fonction: le plus rapidement possible.

Les barèmes (barème 036 pour le grade de premier agent spécialisé) appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site: https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes

L’expérience acquise:

• dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté;

• dans le secteur privé est valorisable à concurrence d’un maximum de 8 années (si cette expérience est probante), sur base des attestations d’occupation;

• en tant qu’indépendant.e n’est pas valorisable.

MODALITÉS D’ENGAGEMENT

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• Sélection sur CV.
• Entretien RH.
• Entretien avec jury.

MODALITÉS POUR POSTULER

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée à la Direction du Service des Ressources humaines, Monsieur Philippe LIZIN, par mail à l'adresse:  pour le 22/02/2022 au plus tard.